Ofis taşıma, evden eve nakliyattan çok daha farklı bir disiplin gerektirir. Burada en temel öncelik "minimum iş gücü kaybı" ve "maksimum veri güvenliği" sağlamaktır. Bir ofisin taşınması, sadece mobilyaların yer değiştirmesi değil, bir işletmenin operasyonel hafızasının nakledilmesidir.
Hızlı, organize ve sistemli bir süreç yönetimi şarttır.
Ofis Taşımacılığının Kritik Adımları
Sıradan bir taşınmadan farklı olarak şu özel aşamalar izlenir:
Etiketleme Sistemi: Her masanın, sandalyenin ve kutunun üzerine hangi departmana ve kime ait olduğunu belirten renkli kodlar/etiketler yapıştırılır. Bu, yeni ofiste kaos oluşmasını engeller.
Elektronik Eşya Güvenliği: Bilgisayarlar, sunucular (server), fotokopi makineleri ve hassas ekranlar; antistatik ambalajlar ve darbe emici özel köpüklerle paketlenir.
Arşiv ve Evrak Düzeni: Şirket dosyaları ve klasörleri, sırası bozulmadan özel arşiv kolilerine yerleştirilir. Gizlilik içeren belgeler için mühürlü kutu seçeneği sunulabilir.
Sistem Kurulumu: Yeni adrese ulaşıldığında, önce IT altyapısı ve mobilyaların montajı tamamlanarak personelin hemen iş başı yapması hedeflenir.
Ofis Taşımada "Zaman Yönetimi"
Şirketlerin en büyük korkusu taşınma sırasında işlerin durmasıdır. Profesyonel firmalar bu sorunu şu yöntemlerle aşar:
Hafta Sonu Taşımacılığı: Cuma akşamı başlayan operasyon, Pazartesi sabahı personel işe geldiğinde her şeyin hazır olmasıyla tamamlanır.
Gece Taşınması: Trafiğin ve iş yoğunluğunun az olduğu gece saatleri tercih edilerek süreç hızlandırılır.
Departman Bazlı Planlama: Tüm ofis aynı anda değil, bölüm bölüm (önce muhasebe, sonra satış gibi) taşınarak operasyonun sürekliliği sağlanır.